Prérequis et objectifs
Résultats attendus
etre capable de :Les bonnes règles du classement des documents papier et des dossiers : il existe des règles de base que le personnel d'une entreprise ou d'une organisation publique confronté à la problématique du classement des documents et de l’archivage doit connaitre afin de pouvoir retrouver rapidement les documents reçus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être perçu comme un outil et non comme une contrainte abstraite
Prérequis de la formation
aucun
Objectifs de la formation
- Gérer le flux des papiers
et établir des circuits de circulation des papiers - Acquérir une méthode
d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) - Mettre en place un
classement adapté aux exigences du contexte professionnel
- Pour le classement et l'archivage de vos
papiers et documents administratifs : les méthodes a apprendre. - Modalités pédagogiques : Inter, Intra,
Formation individualisée - Durée : 14 heures (2 jours)
- Pré-requis : Aucun
- Formation également dispensée en ligne
(classe virtuelle à distance avec présence d'un formateur). - Les plus de la formation : Vous
découvrirez "nos solutions" de classement et de gestion des dossiers
et de documents papiers.
Objectifs de sortie
etre capable de :
- Gérer le flux des papiers
et établir des circuits de circulation des papiers - Acquérir une méthode
d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) - Mettre en place un
classement adapté aux exigences du contexte professionnel
- Pour le classement et l'archivage de vos
papiers et documents administratifs : les méthodes a apprendre. - Modalités pédagogiques : Inter, Intra,
Formation individualisée - Durée : 14 heures (2 jours)
- Pré-requis : Aucun
- Formation également dispensée en ligne
(classe virtuelle à distance avec présence d'un formateur). - Les plus de la formation : Vous
découvrirez "nos solutions" de classement et de gestion des dossiers
et de documents papiers.
Domaines
Contenu
- Gérer le flux des papiers
et établir des circuits de circulation des papiers - Acquérir une méthode d’organisation
des documents administratifs (papier et ordinateur) - Mettre en place un
classement adapté aux exigences du contexte professionnel
Pourquoi classer ?
- Obligations légales
- Nécessité vitale d'une
organisation
Qu’est-ce
qu’un classement efficace?
- Comprendre ses enjeux dans
le traitement des informations - Valider objectifs et
caractéristiques d’un classement performant - Faire son autodiagnostic:
pointer ses axes d’amélioration
Réorganiser
son classement en un minimum de temps
- Définir les étapes de la
réorganisation - Évaluer les temps de
réalisation - Se fixer un plan d’action
planifié avec des échéances
Choisir une
méthode de classement simple et évolutive
- Repérer les
avantages/inconvénients des différentes méthodes - Adopter une méthode
optimale qui les réunit toutes - Savoir l’argumenter auprès
des utilisateurs
Créer un plan
de classement
- Le concevoir
"simple" et le faire valider - Le tenir à jour et le
rendre accessible à tous
Savoir
structurer et titrer ses dossiers
- Comprendre l’articulation
d’une affaire et la vie d’un dossier - Choisir des titres
pertinents - Structurer un dossier et
le faire vivre
Connaître
l’essentiel sur l’archivage
- Distinguer la durée de
conservation légale et pratique - Préparer un versement aux
archives - Gérer le plan d’archivage
des dossiers
Organiser le
classement sur ordinateur
- Choisir une arborescence
claire pour tous - Être rigoureux dans le
choix des noms de fichiers - Organiser la sauvegarde et
l’archivage
Cibles et pre requis :
·
À qui s’adresse
cette formation :
·
Toute personne ayant à mettre en
place ou à réorganiser le classement papier et informatique de sa structure.
Toute personne se sentant débordée par les papiers et souhaitant reconquérir
son espace de travail.
·
Quels sont les
pré-requis pour suivre cette formation :
·
Aucun
Quelle méthode pédagogique pour cette formation :