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24 av de Cerdagne - 66340 OSSEJA
Objectifs de la formation
Assurer les activités d'accueil d'une structure
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Gérer des situations complexes à l'accueil
- Traiter les flux d'information internes et externes
Gérer les activités administratives d'une structure
- Prendre en charge les activités administratives courantes
- Assurer le traitement administratif des dossiers
- Traiter les réclamations courantes
Contenu
Le chargé d’accueil et de gestion administrative est le premier interlocuteur d’une structure. Il joue un rôle central dans l’accueil des visiteurs et la gestion administrative quotidienne.br
Son travail se divise en deux volets :
- Front office : accueil physique et téléphonique, information et orientation du public, contrôle des accès, gestion simultanée des visiteurs, appels et flux d’informations, enregistrement des interactions dans les outils numériques.
- Back office : rédaction de documents, gestion des rendez-vous et réunions, classement et archivage, constitution et suivi de dossiers, traitement des demandes, commandes, réclamations et litiges de premier niveau.
Le poste nécessite autonomie, organisation, gestion des priorités et respect des procédures, notamment en matière de confidentialité. Le chargé d’accueil interagit avec de nombreux interlocuteurs internes et externes, ce qui exige d’excellentes compétences relationnelles et une capacité à s’adapter à différents publics, y compris en situation de tension.br
Le travail se déroule principalement en espace d’accueil, avec des horaires parfois variables et un environnement pouvant être stressant. L’utilisation quotidienne d’outils numériques (CRM, ERP, GED, messagerie, standard) impose une mise à jour régulière des compétences.