Devenir expert avec Outlook - Avec certification - Formation

Matin – Maîtrise de la messagerie et du calendrier

La matinée est consacrée à la prise en main d’Outlook et à l’optimisation de la gestion des mails et du calendrier.

Objectifs principaux :

• Configurer un compte Outlook et gérer plusieurs comptes.
• Organiser efficacement sa boîte de réception :
  • Indicateurs de suivi
  • Catégories
  • Mode Conversation
  • Recherches personnalisées
  • Actions rapides et règles automatiques
  • Gestion des pièces jointes via OneDrive
  • Modèles de messages
  • Récupération d’éléments supprimés

Calendrier :

• Créer rendez-vous et réunions.
• Utiliser l’assistant de planification pour vérifier la disponibilité.
• Gérer les participants, la récurrence et les rappels.
• Modifier l’affichage, filtrer, personnaliser et imprimer le calendrier.
• Introduction au nouvel Outlook et comparaison avec l’interface classique.

Travaux pratiques (exemples) :

• Créer une action rapide.
• Mettre en place une règle automatique.
• Organiser une réunion et vérifier les disponibilités.

Après-midi – Tâches, contacts, partage et archivage

L’après-midi porte sur l’organisation personnelle, la collaboration et l’archivage.

Gestion des tâches :

• Créer des tâches et des rappels à partir d’un mail.
• Organiser, suivre et assigner des tâches.
• Gérer les tâches périodiques.

Gestion des contacts :

• Envoyer un mail à un groupe.
• Importer/exporter des contacts (CSV).

Délégation et partage :

• Déléguer des modules Outlook (calendrier, boîte aux lettres…).
• Partager des dossiers et définir les permissions.
• Ouvrir des éléments partagés.

Archivage :

• Principe de l’archivage et fonctionnement des fichiers PST.
• Archivage manuel et automatique.
• Règles de classement pour optimiser la boîte aux lettres.

Travaux pratiques (exemples) :

• Affecter et suivre une tâche.
• Partager son calendrier.
• Partager un dossier de messagerie.

Certification Outlook

• La certification est incluse dans la formation.
• Examen en ligne (20 questions – durée moyenne : 1h).
• Score entre 0 et 1000, donnant un niveau :
  • Initial (attestation mais pas de certification)
  • Basique / Opérationnel / Avancé / Expert (certification obtenue)

L’évaluation permet de valoriser ses compétences Outlook en fonction de son métier.